社内文書と社外文書

社内文書と社外文書についてまとめた。

社内文書の種類

社内文書の種類を、その伝達の流れにそって大別すると以下に二分類できる。

上層部から下層部へ、下層部から上層部へ(往復もあり)に流れる文書

同一部署または社内で垂直に伝達される文書。
①稟議書
>> 「お伺い書」または「起案書」とも呼ぶ。案件の決済に用いる
②上申書
>> 自ら権限がない業務に関し、意見・希望を申し出るときに用いる
③提案書・企画書
>> 提案・企画・計画などに用いる
④報告書
>> 業務の結果などを報告する。場合によっては途中経過を報告することもある
⑤願書・届出書
>> 人事関連などで、願い出たり、届け出たりするときに用いる
⑥通達
>> 会社・団体の全体に対して、統一した行動を命令・指示するときに用い
⑦指示書
>> 業務上の指示をするときに用いる

 

部門間で連絡を取るための文書

部門間で横に伝達される。
①通知文書
>> 実施・開催・処理などを知らせるときに用いる
②回覧文書
>> 通知や資料を順に回して伝え、情報の共有化を図るときに用いる
③照会文書
>> 業務上の内容を問い合わせるときに用いる
④回答文書
>> 照会等に対し回答するときに用いる
⑤依頼文書
>> 特定の事項の処理を依頼するときに用いる
⑥協議書・合議書
>> 部門間で特性の事項を調整・協議するときに用いる

 

社内文書の作成要領

社内文書は、伝えたい用件が一目でわかることが大切。
・儀礼的な挨拶は省略する
同じ会社内でのやり取りには、礼儀もさることながら、効率が優先される。したがって、時候の挨拶等は 省くのが一般的。受信者名・発信者名とも職名だけにする場合もある。
・敬語は最低限にとどめる
尊敬語や丁寧語などの敬語は必要最低限にする。上司にあてる文書でも同じ要領。
文体は「です・ます」で統一。ただし、箇条書きでは、「である」や体言止めを使用。
・規格化・標準パターン化する
社内文書は効率を考え、多くは帳票化がなされている。したがって、文書作成の際には、用件にあった帳票を選択し、様式にそって、内容を記入していく。帳票がない場合には、できるだけ箇条書きを用い、簡潔にまとめる。
・一件一葉主義
1つの文書に二つの用件を書くと、読み手が内容を把握するとき混乱が生じる。ですから、必ず一つ文書には1つの用件を書く。

社外文書

1.商取引に関連するもの

①通知書 ある事項を相手に知らせる。商品や金銭、書類などの授受、会議の開催、社屋の移転・開設、人事異動、機構変更などに用いる
②案内状 行事・式典、新規の業務、特別企画などを知らせるときに用いる
③依頼状 こちらの意図や依頼事項を伝えるときに用いる。送付、照会、調査など
④紹介状 不明点や疑問点を確認するときに用いる。在庫の有無、入手方法・未着理由・信用状態の問い合わせ時など
⑤回答状 照会に対し回答するときに用いる
⑥申込書 こちらの意思を申し込むときに用いる。訪問、面会、加入、応募などに
⑦注文書 商品の購入を申し込むときに用いる
⑧催促状 合意されている債務が履行されないときなどに催促をする際に用いる。支払い催促、出荷の催促など

2.社交的な内容

①挨拶状 会社発足・開業・開店、新築・移転、機構改革、担当者変更などの通知や、年賀状・時候お見舞いなどの季節の挨拶に用いる
②祝い状 先方のおめでたいことを祝うときに用いる。栄転・昇格、開業・開店、新築・増築、受賞などのときに用いる
③招待状 行事や式典、催し物などに招くときに用いる。創業記念、受賞など
④紹介状 お互いに面識のない人を、一方に引き合わせるときに用いる
⑤推薦状 人や物を適していると薦めるときにいると用いる
⑥弔慰状 死去を悼み、故人の家族を慰めるときに用いる
⑦見舞状 状況を確かめ、家族を慰めるときや、元気づけるときに用いる。時候見舞
⑧礼状 斡旋、紹介、承諾、歓待、贈答、お祝い、お悔やみ、お見舞いなどの相手の好意、尽力援助
社外文書の作成要領

社外文書は、「前文」「末文」のさまざまな表現を覚えることが大切。
・用件第一主義
話題を多方面にそらせることなく、必要な用件を完結に書きます。相手にとって不快な内容(例えば催促のように)でも、このルールを用る。
・文体は「です・ます」で統一
文体は原則として、「です・ます」を用いる。例外として、箇条書きのみ「である」を用います。特に丁寧にしたいときは「でございます」で結びます。
一つの文書に「です・ます」と「である」が混在すると、混乱する。
・敬語は重要
敬語や慣用句は社内文書と異なり、使用する。
・難しい言葉や専門用語を使わない
社外文書は礼儀を重んじますが、かといって文語体の難しい言葉や専門語を多用すると、読み手の理解度が落ちる。極力、平たい言葉に言い換える。