フォルダ・ファイル管理

フォルダを一定のルールに従って作成、ファイル名も同様にルールを制定しておくことで、組織やチームでファイルを共有しやすくなるし、ファイルの検索も容易になってくる。

 

使いやすいファイル体形を構築する

目的にあった分類方法

内容で分類

ドキュメントの内容、テーマや仕事のに注目して分類

文書形式で分類

提案書、見積書、請求書、予定表など文書形式に注目して分類

固有名詞で分類

顧客名、組織名、製品名、人名など固有名詞で分類する方法

時系列・番号で分類

年度別、月度別、週別などの時系列や文書番号による分類

内容で分類

誰が見てもわかりやすい名前を付ける

ほかの人への配慮は、未来の自分への配慮

略語や専門用語を避ける

分類項目に一貫性・統一性を持たせる

言葉の表現を統一、一定のルールに基づいて項目名を決める

分類項目のレベルを合わせる

ある項目は細かい分類をしていて、違う項目は大雑把な項目にしていると違和感がある

階層の深さは3~4階層まで

マウス操作をしながら目で探す適した階層は3階層まで。個人的な保管の場合は、個人の自由で行ってもいいのだろうが、組織やチームで管理をする場合は、4階層を限度と決めるのがいいだろう。

フォルダやファイルのネーミングルール

フォルダやファイル名を決める一定のルールの利点

■名前を付けるときに迷わない

■検索しやすくなる

■ファイルの内容がファイル名だけで理解できる

ネーミングルールのヒント

意図した順番に並ぶようにする

  • アルファベット
  • 番号
  • 年度
  • 組織番号
  • 文書コード

キーワードの切れ目

  • アンダーバー _ 適している
  • ファイル名として禁止されている文字は使用しない
  • 次に示す文字をファイル名に使用することはできません。
  • \ / ? : * ” > < |
  • キーワードの桁数を固定する
  • 顧客番号、社員ID、日付など一定のルールを決め、桁数を揃える。

キーワードを記号化する

一定のルールで記号化していく

例(年月日)

  • 120312 西暦2012年3月12日
  • 111009 西暦2011年10月9日
  • 西暦の下2桁を利用する
  • 月・日で一桁の時には0を付けて2桁に揃える
  • 例(人の名前をアルファベット4字で表示)

アルファベット4文字

  • 人名読みがなのローマ字子音で表示する
  • 読みがなが3文字の場合は最終文字のみローマ字表示
  • 読みがなが母音ならば母音にする
  • 4文字に足りない場合は、不足分を x で補う
  • 読みがなが5文字以上の場合は4文字で切る
  • tnka  田中 (TaNaKA)
  • szki  鈴木 (SuZuKI)
  • fjwr  藤原 (FuJiWaRa)
  • fkok  福岡 (FuKuOKa)
  • itou  伊藤 (ITOU)
  • aixx  相  (AI)
  • kgnz  小金沢(KoGaNeZawa)
  • ogsw  小笠原(OGaSaWara)
  • 人名以外にもこの法則は利用可能
  • 人名にこのルールを採用する場合、同姓の人がいるということをお忘れ無く。

継続可能なルール

共通言語

目につくところにルールを表示する

変更履歴がわかる管理ルール

バックアップを定期的に行う