Wordで宛名を差し込む

差し込み文書の宛名作成でのワンポイント解説

フィールドコード基本操作

  • フィールドコードの表示は alt + F9
  • フィールドコード作成開始は ctrl + F9
  • 縦書き用に漢字を表示  \v \m

 

MergeField のフィールドコードとスイッチ
スイッチ
  • \b ‥‥before
    フィールドが空白でない場合に、MergeField (フィールドの差し込み) フィールドの前に挿入する文字列を指定します。
  • \f ‥‥following

    フィールドが空白でない場合に、MergeField (フィールドの差し込み) フィールドの後に挿入する文字列を指定します。
  • \m ‥‥mapped field

    MergeField (フィールドの差し込み) フィールドを標準のフィールド名に指定します。
  • \v ‥‥vertical formatting

    縦書き用に文字を変換します。

 


 

エクセルデータの構成

下の画像のように「姓」「名」「連名」「家族1」「家族2」「住所」などで構成されています。

今回、単純化するために「名」「連名」「家族1」「家族2」「住所」のフィールドを利用します。

差し込みフィールド挿入(If文)

「住所」と「名」の差し込みフィールドを挿入します。

そのあと、連名・家族1などのフィールドを挿入しますが、

これらは、レコードによって、フィールド項目が存在したり存在しなかったり不統一です。

つまり、謙信さんにはフィールド項目の配偶者「しずか」と家族1「ケイタ」というデータがありますが、

景勝さんには配偶者データも家族1データもありません。

データがある場合は、敬称を表示させて、

データが無いときは、敬称を表示させません。

ここで、機能として利用するのが

差し込み文書→ルール→IF…Then…Else です。

IF…Then…Else(If文) をクリックすると、

入力をアシスタントするウインドウが表示されます。

「フィールド名」の欄には≪配偶者≫

「比較」に、等しくない を選択します。

「比較対象」 には何も入力しません。

「挿入する文字列」の欄には さま と入力しました。

この部分は、 ちゃん でも良いし さん でも良いし くん でも良いし 御中 でも良いし

とにかく何でも敬称になる文字ならば何でもOKです。

結果のプレビューをしてみます。

次のようになります。

安国寺恵瓊 の場合、配偶者や家族がいますので、敬称が表示されます。

上杉景勝 の場合、配偶者や家族がいないので敬称が表示されません。

ここで、 alt を押しながら F9 を押してみます。

下のようなフィールドコードが表示されます。

このフィールドコード内の {  } は、通常のキーで入力しても

フィールドコードとして利用できません。

フィールドコード用の {  } を入力するためには

Ctrl を押しながら F9 キーを押します。

フィールドのスイッチ(\V と \M)

つぎに、縦書き用に数字を漢数字に変換する方法です。

フィールドコード内に \V  と  \m を入力します。

\V だけでも漢字表示になるのですが、

\m を一緒に加えるように、いろいろなところで説明があります。

 

以上、差し込みフィールドのコード操作の一端でした。